“Идете да ги чуете - вадят някои неща от собствената си кухня, за да ви ги сервират на готово! Искат добре да си похапнете. 😊”
В динамичния свят на съвременните предизвикателства, неправителствените организации трябва да разполагат със знанията и уменията, които да им позволят да управляват стабилно вътрешната си динамика, за да предлагат успешни решения на обществото. В “Устойчиви Организации”, практически обучителен формат, чието пилотно издание проведохме на 29 и 30 април 2024 в София, се фокусирахме в тази задача и си поставихме за цел да изведем напред професионализма и ефективността в оперативното управление на гражданските организации.
Практическата работилница е част от серията обучителни събития Impact HUB . Хъбът се фокусира върху дългосрочната способност на гражданските организации да предлагат нови идеи и подходи към обществените проблеми. Той цели да осигури устойчива и гъвкава работа на организациите в непрекъснато променящата се среда, като предостави на професионалистите необходимите знания и умения за ефективна работа.
Фокус на обучението
“Устойчиви организации” e създадена като практическа учебна работилница (workshop), базирана на преживяване и практическа работа с разнообразни ситуации и инструменти, която да изгради практически умения, вътрешни процеси и инструменти и да гарантират ефективност и оптимално използване на ресурсите. В нея поставяме акцент върху изработката и мониторинга на плановете за действие, организационно управление (вътрешни процедури, управление на хора и доброволци, про боно подкрепа, гъвкавост и управление на промяната), както и оценка на ефекта от работата.
Насочена към управляващите екипи на организациите, , работилницата съдейства участниците да могат да приведат стратегиите си в оперативна ежедневна работа чрез подходящи инструменти и ефективното управление на хора. Работилницата предостави основа за оценка на индивидуалните нужди на организациите и изготвяне на планове за последваща подкрепа чрез консултации и менторство. В събитието в края на април се включиха изпълнителни директори, членове на борда с оперативни функции и хора с ключови оперативни роли в екипите на общо 10 организации. Важен акцент в работилницата е, че екипите от представените организации, работят по своите казуси и съотнасят зададените практически упражнения и игри към своята реална ситуация и дневен ред. Начало на пътешествието Теодора Иванова-Вълева бе водещата фигура зад обучението като събра екип от обучители с разнообразен опит и експертиза, за да създаде програма, която не просто вдъхновява, но и дава реални и много практически умения за ефективно управление.
„Моята роля е да осигуря възможност за учене и споделяне за участниците, като подкрепя процеса за групова динамика, самооценка на нуждите и поставяне на лични/екипни цели за учене и рефлексия.“
Треньорски екип
Екипът беше внимателно подбран, за да осигури разнообразие от знания и опит:
Теодора Иванова-Вълева (водеща) – основател и директор на Impact Drive, с богат опит в управлението на проекти и обучението в публичния и неправителствения сектор, консултантско управление и управление на промяната.
Ивелина Гаджева – лидер във включващия дизайн и дизайна на процеси и социални иновации. Основател на фондация „Дизайн за всички България“ и експерт по контекстуално картографиране и човешко-ориентиран дизайн.
Галя Хубанова – експерт по човешки ресурси и организационно развитие, основател на „Matterfully“ и сертифициран коуч.
4. Ангел Спасов – представител за Европа на PYXERA Global и експерт по про боно програми и вътрешен капацитет. Обучението „Устойчиви организации“
Ден 1: От стратегически към оперативен план
Първият ден беше посветен на груповата динамика и създаване на среда, в която участниците могат свободно да споделят своите притеснения и очаквания. Започнахме с представяне на лична и професионална гледна точка на участниците, споделяне на визията и ключовите стратегически приоритети на представените организации. Това ни даде основна и посока на работа за предстоящите два дни.
В панела стъпихме на Mission Model Canvas, който стана наш ключов инструмент за стратегическо планиране и прехода към оперативно управление. В него организациите пренесоха реалния свят на своите организации.
Процесът на работа продължи с картографиране на ролите спрямо отговорностите и контекста. Тази сесия беше особено важна за разбирането на динамиката между различните процеси в организациите.С помощта на игровизация и практически упражнения, участниците се научиха как да картографират и моделират вътрешните работни процеси, както и връзките между тях. В серия от практически задачи “проиграхме” пътеката на организиране на ролите и работата в стъпки и отговорни за тях лица, анализирахме фактурите, които влияят на работата, включително баланса с разнообразни професионални и лични роли и динамичния контекст на НПО работата.
В края на деня поставихме процесите в контекста на времето и засегнахме специфики в вътрешната комуникация и нейната ефективност и роля за общото оперативно управление и управление на времето, в т.ч срещите.
С помощта на практически инструменти за управление на времето и анализ на натовареността, участниците обсъдиха начини да бъдат по-ефективни и да предпазят своите екипи от прегаряне, сложиха акценти на видовете срещи и изпробваха конкретни модели, за управление на екипните срещи. В процеса на работа, през деня, треньорския екип на Impact Drive сподели конкретни оперативни инструменти и модели за работа.
Ден 2: Работа с хора. Про боно подкрепа. Мониторинг и оценка. Във втория ден Галя Хубанова модерира дискусия и работа в екип по два ключови въпроса – планиране и ефективно използване на екипа, както и по-добра мотивация за кариера в сектора, ориентиран към каузи. Участниците идентифицираха конкретни нужди, приоритизираха конкретни позиции и определиха кои са факторите, които ще мотивират най-добре екипите им.
С Ангел Спасов се върнахме към Mission Model Canvas, като той проведе практическа сесия за използване на инструмента при планиране и приоритизиране на организационните нужди и разпознаване на момента, в който трябва да се потърси външна подкрепа. С него дискутирахме възможните източници на подкрепа и про-боно като модел на системна подкрепа в специализирани теми. Разказахме истории и споделихме опит.
Втората част на деня се посвети на разнищване на текущия мониторинг и вътрешната оценка в оперативното управление на организациите. Разгледаме стъпките, различни инструменти и дискутирахме стъпките на мониторинга, видовете и подходите при оценката на работата и ефекта от нея. Участниците имаха възможност да тестват и кратко, но много ефективно упражнение за оценка на риска в разнообразните програми и проекти, които изпълняваме.
Завършихме работилницата с групова рефлексия на процеса на учене и практическото му приложение. Дискутираха се следващите стъпки и план за действие.
Учебни резултати и въздействие Работилницата „Устойчиви организации“ се превърна в катализатор за промяна в сектора. Участниците успяха да приведат собствените си стратегиите, изработени в предишните обучения, в оперативна ежедневна работа чрез подходящи инструменти и ефективно управление на хора. Тръгнаха си с готови планове и процеси, идеи за споделяне
с колеги и дори “революции” в начина, по който правим нещата.
„Чудесна възможност в кратък период от време да добием полезни практически умения и идеи.“
Обратната връзка Оценките, дадени от участниците, бяха изключително високи – средно 8.92 от максимални 10 точки. Сред най-интересните за тях неща бяха:
Организацията на задачите
Ролите и връзката между мониторинг и оценка
Mission Model Canvas (MMC)
Практически съвети и дигитални инструменти
Про боно работата и обмяна на опит
Примери от практиката на „Impact Drive“
“Успяхте да ни дадете ценни съвети и инструменти, с които да си подредим и ремонтираме дома, за да сме по-готови за хаоса отвън.”
„Ще чуете от хора, които искат да комбинират бизнес модела с работата в НПО.“
„Имах удоволствието едновременно да бъда зрител и участник в едно много приятно и полезно обучение. То ме вдъхнови да правя нещата по правилния начин, както и с по-малко усилия да постигам повече резултати."
Заключение
Обучението „Устойчиви организации“ се превърна в платформа за учене, обмен на опит и вдъхновение. С практическите инструменти и стратегии, споделени от екипа на Impact Drive, участниците се чувстват по-уверени и подготвени да управляват своите организации по-ефективно.
Това обучение не беше просто поредното събитие – то беше катализатор за промяна в сектора, давайки възможност на неправителствените организации да открият своя истински потенциал и да се превърнат в двигатели на социалната промяна. Приключваме пилотното издание на “Устойчиви организации” като едно успешно и важно начало. Нямаме търпение да се видим в предстоящите издания на практическата работилница, които ще обявяваме поетапно в сайта ни.
„Устойчиви организации“ вече не е невъзможна мисия.
Comments